Bij het beheren van een mede-eigendom passeren heel wat documenten: notulen, contracten met leveranciers, offertes, kennisgevingen, het reglement van interne orde. Sommige daarvan vragen een handtekening van de juiste mede-eigenaars. Vroeger wachtte dat tot de volgende algemene vergadering. In OpenVME zet je een document klaar, nodig je de juiste eigenaars uit, en laat je ze digitaal tekenen.
Documentenbeheer in OpenVME: centraal, veilig en overzichtelijk
-
Versiebeheer en wijzigingstijdlijn: elke wijziging wordt automatisch gelogd.
-
Rechtenbeheer: enkel wie mag, krijgt toegang tot bepaalde documenten.
- Koppelingen met AV, boekhouding en meldingen: documenten zijn verbonden met de juiste context.
- Review door een expert bij complexere documenten.
De voorbeeldsjablonen die in OpenVME klaarstaan
Onthaal & communicatie
- Welkom voor een nieuwe bewoner
- Aanmaning om gemeenschappelijke delen vrij te maken
- Communicatievoorkeur (e-mail of post)
Werken & onderhoud
- Attest Renovatiepremie voor mede-eigenaars
- Bestek onderhoudswerken met testprotocol bij oplevering
Beslissen & ondertekenen
- Eenparige schriftelijke beslissing
- Opstart VME
- Ontslag, verlenging of aanstelling syndicus
- Beslissingen buiten de AV
- Goedkeuring offerte of leveranciersovereenkomst
- Volmacht voor de algemene vergadering mede eigenaars
Wettelijke documenten
- Reglement van interne orde (RIO)
- GDPR-document
- Notulen algemene vergadering
- Uitnodiging algemene vergadering
- Opvragen voorschot
- Jaarbalans
Klik na gratis registratie op Documenten > Toevoegen > Document aanmaken
OpenVME helpt je met een reeks ingebouwde sjablonen en voorbeelden. Hier zijn enkele van de meestgebruikte voorbeelddocumenten:
Voorbeeld
VME Balans
Een correcte balans vormt de kern van je financiële rapportering. OpenVME biedt automatisch gegenereerde balansrapporten volgens het Minimum Algemeen Rekeningstelsel. Deze zijn overzichtelijk en gemakkelijk te begrijpen voor mede-eigenaars.
Meer info overboekhouding voor je VME
Voorbeeld
Uitnodiging AV
Een correcte uitnodiging is de eerste stap naar een goed georganiseerde algemene vergadering. In OpenVME genereer je eenvoudig uitnodigingen, inclusief bijlagen zoals volmachten en agendapunten.
Lees hoe je in OpenVME een uitnodiging voor de AV verstuurt
Voorbeeld
Notulen van de AV
Notulen zijn niet alleen verplicht, ze zijn ook de basis voor opvolging. Ons sjabloon bevat een samenvatting van de beslissingen, de presentielijst en de stemming per agendapunt. De notulen kan je rechtstreeks in OpenVME laten ondertekenen door de aanwezige mede-eigenaars.
Voorbeeld
Reglement van interne orde (RIO)
Hoe regel je het gebruik van de gemeenschappelijke delen? Wat zijn de afspraken over geluid of de lift? Een reglement van interne orde brengt duidelijkheid en voorkomt discussies.
Lees meer over het reglement van interne orde
Laat sjablonen het werk voor je doen
Start met OpenVME en maak gebruik van slimme, juridisch conforme sjablonen die automatisch de gegevens van je VME invullen. Zo vermijd je eindeloos opzoekwerk en fouten, en bespaar je flink wat tijd op saaie administratie.
Klik na gratis registratie op Documenten > Toevoegen > Document aanmaken
“Stel als beheerder zelf je communicatievoorkeuren in en behoud zo de volledige controle op wie wat ziet!”
Welke documenten heb ik nodig voor de verkoop van mijn appartement?
Veelgestelde vragen over VME-documentatie
Ja. Documenten zoals de notulen van de algemene vergadering, het verslag van de commissaris en de jaarbalans zijn verplicht volgens de wet op mede-eigendom.
Dat mag, maar het is riskant zonder juridische of boekhoudkundige kennis. Onze sjablonen zijn afgestemd op de regelgeving en worden regelmatig geüpdatet.
Absoluut. De sjablonen zijn flexibel en aanpasbaar aan de specifieke context van je VME.
Onze sjablonen worden wanneer nodig aangepast aan de laatste wetgeving.
Ja, met rechtenbeheer bepaal je zelf wie toegang krijgt tot wat.
Volgens de wet moeten bepaalde documenten minstens 5 of 10 jaar worden bewaard. Notulen, boekhoudkundige stukken en verslagen van de algemene vergadering bijvoorbeeld vallen onder een bewaarplicht van 10 jaar.
Een VME moet verplicht de basisakte, het reglement van mede-eigendom en interne orde, notulen van de laatste drie algemene vergaderingen, de boekhouding, statuten, gegevens van de syndicus en GDPR-documentatie bijhouden.
Ja. Laad een PDF op, nodig de juiste mede-eigenaars uit en laat ze digitaal tekenen. Per handtekening bewaart het platform de datum en identiteit van wie tekende.
