Inhoud van deze pagina
Bij het beheren van een mede-eigendom komen heel wat documenten kijken. Denk aan het verslag van de commissaris van de rekeningen, de balans van het afgelopen boekjaar, notulen van de algemene vergadering en het reglement van interne orde. Als (eigenaar-)syndicus of mede-eigenaar is het cruciaal dat deze documenten correct, transparant en volgens de wettelijke vereisten worden opgesteld.
Documentenbeheer in OpenVME: centraal, veilig en overzichtelijk
-
Versiebeheer en wijzigingstijdlijn: elke wijziging wordt automatisch gelogd.
-
Rechtenbeheer: enkel wie mag, krijgt toegang tot bepaalde documenten.
- Koppelingen met AV, boekhouding en meldingen: documenten zijn verbonden met de juiste context.
- Review door een expert bij complexere documenten.
Nooit meer zoeken naar documenten of twijfelen over de laatste versie. Alles zit op één plek.
Sjablonen
Het gebruik van sjablonen is geen luxe, maar een noodzaak voor wie correct, consistent en efficiënt wil werken: je voorkomt willekeur, wint tijd én voldoet standaard aan de wettelijke vereisten.
Standaardsjablonen die je in OpenVME vindt:
- Contracten: bv. de overeenkomst VME–syndicus
- Communicatie: aanmaningen, verhuisrichtlijnen, kennisgevingen bij overlast
- Premies: standaardformulieren om renovatiepremies aan te vragen
- GDPR-documenten
- Verwelkoming: kennismaking met nieuwe mede-eigenaren
Enkele voorbeelden van documenten die je met OpenVME kunt genereren
OpenVME helpt je met een reeks ingebouwde sjablonen en voorbeelden. Hier zijn enkele van de meestgebruikte documenten:
Voorbeeld
VME Balans
Een correcte balans vormt de kern van je financiële rapportering. OpenVME biedt automatisch gegenereerde balansrapporten volgens het Minimum Algemeen Rekeningstelsel. Deze zijn overzichtelijk en gemakkelijk te begrijpen voor mede-eigenaars.
Download het voorbeelddocument
Meer info over boekhouding voor je VME.
Voorbeeld
Uitnodiging AV
Een correcte uitnodiging is de eerste stap naar een goed georganiseerde algemene vergadering. In OpenVME genereer je eenvoudig uitnodigingen, inclusief bijlagen zoals volmachten en agendapunten.
Download het voorbeelddocument
Lees hoe je in OpenVME een uitnodiging voor de AV verstuurt
Voorbeeld
Notulen van de AV
Een correcte verslaggeving van de algemene vergadering is niet alleen verplicht, maar ook essentieel voor transparantie en opvolging. Ons sjabloon voor AV-notulen bevat:
- Samenvattingen van de besproken beslissingen
- Presentielijst en aanwezigheidscontrole
- Stemming per agendapunt
Download het voorbeelddocument
Voorbeeld
Reglement van interne orde
Hoe regel je het gebruik van gemeenschappelijke delen? Wat zijn de afspraken rond geluidsoverlast of het gebruik van de lift? Een reglement van interne orde biedt duidelijkheid en voorkomt conflicten.
Download het voorbeelddocument
Lees meer over het reglement van interne orde
Laat sjablonen het werk voor je doen
Start met OpenVME en maak gebruik van slimme, juridisch conforme sjablonen die automatisch de gegevens van je VME invullen. Zo vermijd je eindeloos opzoekwerk en fouten, en bespaar je flink wat tijd op saaie administratie.
“Stel als beheerder zelf je Communicatievoorkeuren in en behoud zo de volledige controle op wie wat ziet!”
Veelgestelde vragen over VME-documentatie
Ja. Documenten zoals de notulen van de algemene vergadering, het verslag van de commissaris en de jaarbalans zijn verplicht volgens de wet op mede-eigendom.
Dat mag, maar het is riskant zonder juridische of boekhoudkundige kennis. Onze sjablonen zijn afgestemd op de regelgeving en worden regelmatig geüpdatet.
Absoluut. De sjablonen zijn flexibel en aanpasbaar aan de specifieke context van je VME.
Onze sjablonen worden wanneer nodig aangepast aan de laatste wetgeving.
Ja, met rechtenbeheer bepaal je zelf wie toegang krijgt tot wat.
Volgens de wet moeten bepaalde documenten minstens 5 of 10 jaar worden bewaard. Notulen, boekhoudkundige stukken en verslagen van de algemene vergadering bijvoorbeeld vallen onder een bewaarplicht van 10 jaar.
Een VME moet verplicht de basisakte, het reglement van mede-eigendom en interne orde, notulen van de laatste drie algemene vergaderingen, de boekhouding, statuten, gegevens van de syndicus en GDPR-documentatie bijhouden.
Welke documenten heb ik nodig voor de verkoop van mijn appartement?
Breng alles rond je VME samen op één plek
- Meld, beheer en los problemen samen op
- Alles-in-één oplossing: Veilige documentopslag en communicatie
- Directe toegang tot advies van experts en professionele syndici
- Gratis voor je hele VME – zonder verplichtingen
De basisversie blijft gratis, extra betalende functies kan je later zelf activeren.
NL 
FR 
