Sur cette page, vous trouverez une liste alphabétique facile à lire des termes que vous rencontrerez occasionnellement en tant que syndic. Utilisez les lettres cliquables pour rechercher rapidement un terme, ou faites défiler la page pour rafraîchir vos connaissances terminologiques.
A
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Le pourcentage de propriété qu'une parcelle individuelle représente au sein d'une copropriété. Cette quote-part détermine la répartition des charges communes, des droits de vote et des responsabilités dans la VME. Ces parts, inscrites dans l'acte de base, sont généralement exprimées en millièmes ou en dix-millièmes.
Quorum de présence
Le nombre minimum de membres présents ou représentés requis pour prendre des décisions légalement valables lors d'une assemblée générale. Lors de l'assemblée générale d'une EMV, il s'agit de plus de la moitié des copropriétaires (50% + 1) et au moins la moitié des parts dans les parties communes doivent être représentées par les personnes présentes.
AAPD / Administration générale de la documentation du patrimoine
L'Administration Générale de la Documentation Patrimoniale gère toute l'administration concernant le Patrimoine en Flandre. Les statuts d'une VME y sont enregistrés. Plus d'informations ici.
Actif (comptabilité)
Les actifs en copropriété, tels que les bâtiments, les équipements et les actifs financiers. Les actifs figurent au bilan et résument la valeur et les ressources de l'organisation. Dans le compte de bilan, les actifs sont inscrits en regard des éléments suivants passif.
Comptabilisation (comptabilité)
Le processus par lequel les paiements sont liés aux factures et les relevés bancaires sont comparés aux transactions enregistrées. Ce processus garantit l'exactitude de la comptabilité, évite les doubles entrées et constitue un contrôle supplémentaire de la situation financière de l'ACP.
Règlement
Calcul final de tous les coûts et recettes à la fin d'un exercice ou d'un projet. Ce décompte permet de déterminer le résultat financier et les éventuels ajustements. Après le décompte, l'excédent peut être restitué ou le déficit peut être réclamé aux copropriétaires.
Assemblée générale
L'organe de décision le plus élevé d'une (ACP), où les copropriétaires se réunissent pour prendre des décisions importantes sur la gestion de l'immeuble et des parties communes. Les décisions portent notamment sur l'entretien, les finances, les règlements et la désignation du syndic.
- Assemblée générale extraordinaire
Réunion supplémentaire de la ACP, en dehors de l'assemblée générale ordinaire, au cours de laquelle sont discutées des questions urgentes ou spécifiques qui ne peuvent attendre l'assemblée annuelle suivante. Les copropriétaires se réunissent pour prendre des décisions concernant, par exemple, des réparations d'urgence ou des questions financières inattendues.
AVG / GDPR
Le règlement général sur la protection des données ou General Data Protection Regulation : législation européenne réglementant la confidentialité et la protection des données personnelles. Pour les copropriétés, il s'agit de respecter les règles de collecte, de conservation et d'utilisation des données personnelles. Plus d'informations ici.
B
Assurance des tiers / Responsabilité civile
Assurance obligatoire pour chaque syndic qui fournit une protection contre les réclamations de tiers pour des dommages dus à des erreurs involontaires du syndic ou de la ACP.
Bilan (comptable)
Il s'agit d'un état financier présentant l'actif et le passif de la copropriété à un moment donné. Il permet d'évaluer la santé financière et la capacité de l'organisation à faire face à ses obligations.
Acte de base
L'un des statuts de la VME. Cet acte notarié définit la division de l'immeuble en parties communes et privatives et en détermine les quotes-parts. Il constitue le fondement juridique du fonctionnement de l'EMV et définit la structure de gestion des parties communes. Les règles concrètes de gestion se trouvent dans l'autre statut, les règles de la copropriété.
Montant de la concurrence
Un seuil financier fixé par l'assemblée générale. Pour les contrats supérieurs à ce montant, le syndic doit demander plusieurs devis pour garantir la transparence, la rentabilité et la qualité. En dessous de ce montant, ce n'est pas obligatoire. De cette manière, la VME évite les paiements excessifs et favorise un bon rapport qualité-prix.
Assemblée générale extraordinaire
Une réunion supplémentaire de la VME, en dehors de l'assemblée générale ordinaire, pour discuter de questions urgentes ou spécifiques qui ne peuvent pas attendre la prochaine assemblée annuelle. Les copropriétaires se réunissent pour prendre des décisions concernant, par exemple, des réparations d'urgence ou des questions financières inattendues.
Politique de blocage
Une assurance qui couvre tous les dommages imprévus causés à l'ensemble de l'immeuble, tant pour les parties privatives que pour les parties communes. Selon les statuts de la VME, cette assurance peut être obligatoire ou non, mais même si elle n'est pas obligatoire, il est fortement recommandé d'en souscrire une.
Test du tapis de sol
Rapport sur la qualité du sol et la contamination éventuelle d'un site. Ce rapport est souvent exigé lors de la vente ou de la location d'un bien immobilier afin de s'assurer que le terrain peut être utilisé.
Réservation
L'enregistrement des transactions financières en comptabilité, telles que les revenus et les dépenses. Chaque écriture est enregistrée en débit ou en crédit afin de refléter correctement la situation financière.
Exercice financier
Période de 12 mois au cours de laquelle les comptes financiers sont préparés et comptabilisés. Cette période peut correspondre à l'année civile, mais ce n'est pas obligatoire.
C
Fichiers CODA
Relevés de compte numériques contenant des informations détaillées sur toutes les transactions d'un compte spécifique, telles que les paiements et les dépôts. Ces fichiers cryptés sont fournis par les banques et peuvent être lus et traités automatiquement dans vos comptes, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle.
Commissaire aux comptes / Auditeur des comptes
L'organe de contrôle de la VME qui vérifie que la VME reste financièrement saine et qu'il n'y a pas d'erreurs comptables. Ce rôle peut être assumé par l'un des copropriétaires ou un professionnel externe, mais jamais par la VME elle-même. Lors de chaque assemblée générale annuelle, la VME élit ou réélit un commissaire aux comptes.
Crédit (comptabilité)
Terme comptable désignant une écriture qui augmente un compte (tel que le revenu ou les actifs) ou diminue une dette. Il est utilisé pour enregistrer les augmentations de revenus ou d'actifs dans les comptes. C'est la contrepartie de débit.
Note de crédit
Document qui reflète une réduction ou une correction d'une facture précédemment envoyée. Il est utilisé pour corriger une erreur ou indiquer un remboursement.
D
Journal (comptabilité)
Il s'agit d'un registre dans lequel sont consignées chronologiquement toutes les transactions financières d'une organisation, telle qu'une EMV. C'est le premier document dans lequel une transaction est enregistrée et il constitue la base des états financiers. Il existe souvent plusieurs journaux, les plus importants étant ceux de l'EMV :
- Livre de caisse
C'est là que sont conservées toutes les recettes et dépenses en espèces.
- Livret bancaire
Ce journal enregistre toutes les opérations bancaires de l'EMV, telles que les dépôts, les débits et les transferts.
- Journal des achats
Il enregistre tous les achats de l'EMV tels que les matériaux, les services et les investissements.
- Journal des recettes et des dépenses
Ce journal permet d'enregistrer tous les revenus (tels que les revenus locatifs et les commissions) et toutes les dépenses (telles que les factures des fournisseurs et les charges salariales) de l'EMV.
- Agenda de la Commission
Dans ce document, ils conservent spécifiquement les les commissions à partir duquel les copropriétaires prennent en charge les coûts futurs.
- Journal divers
Ce journal enregistre toutes les autres transactions non couvertes par les autres catégories, telles que les amendes, les intérêts et les recettes accessoires.
Aucun de ces journaux n'est obligatoire pour une EMV, mais ils facilitent considérablement la comptabilité, surtout dans le cas d'un grand bâtiment.
Commande journalière
Une liste de points et de sujets à discuter au cours d'une réunion de l'UE. Réunion (générale) La réunion se déroulera de manière structurée et efficace.
Débit (comptabilité)
Terme comptable désignant une écriture qui réduit un compte ou augmente un passif. Il est utilisé pour enregistrer les dépenses ou les diminutions d'actifs dans les comptes. C'est la contrepartie de crédit.
Comptabilité en partie double
Système comptable dans lequel chaque transaction est enregistrée deux fois : une fois en débit et une fois en crédit. Cela permet d'obtenir des comptes équilibrés et précis. Pour une grande EMV (plus de 20 lots), la comptabilité en partie double est obligatoire ; pour les EMV plus petites, elle est fortement recommandée.
E
Facture finale
Calcul final de tous les coûts et recettes à la fin d'un exercice ou d'un projet. Il donne une vue d'ensemble du résultat financier et des ajustements nécessaires.
CPE
Certificat de performance énergétique : certificat obligatoire qui évalue l'efficacité énergétique d'un bâtiment en lui attribuant une note allant de A à F. Il indique le degré d'efficacité énergétique du bâtiment et donc si les prix de l'énergie sont élevés ou faibles au moment de son utilisation.
Location
Le droit d'utiliser un terrain ou une propriété pendant une certaine période, généralement moyennant une redevance annuelle, sans en être le propriétaire. Ce droit est souvent défini dans un contrat.
ESG / Environnement, social, gouvernance
Les critères qui évaluent la durabilité et la responsabilité sociale d'une entreprise. Pour les copropriétés, cela peut influencer le choix de pratiques durables et éthiques.
Compte d'exploitation
Résumé financier de tous les revenus et dépenses opérationnels au cours d'une période donnée. Il montre la performance financière de la VME dans ses activités quotidiennes.
F
Coûts forfaitaires
Frais fixes qui ne varient pas en fonction de la consommation ou de l'utilisation, mais qui sont fixés à l'avance. Il peut s'agir de frais administratifs ou de frais standard pour certains services.
G
Parties communes
Parties d'un bâtiment appartenant à tous les copropriétaires, telles que les halls, les escaliers et les ascenseurs. Ces parties sont entretenues et gérées en commun.
Grand livre
Recueil clair de tous les comptes financiers d'une organisation (telle qu'une EMV), y compris les écritures de débit et de crédit. Il fournit une vue détaillée de toutes les transactions financières.
Compte du grand livre
Compte individuel au sein du grand livre général qui suit des types spécifiques de transactions, tels que la trésorerie, la banque ou les comptes clients. Ces comptes permettent d'organiser et d'analyser les données financières.
H
Taux de valeur locative
Rapport entre le loyer d'un bien immobilier et sa valeur. Il permet d'évaluer la rentabilité d'un investissement immobilier.
I
Inventaire
Liste de tous les biens et actifs de la copropriété, y compris les biens communs et privés. Elle permet de suivre et de gérer l'ensemble des biens et des ressources.
J
États financiers
Un compte annuel obligatoire préparé par le syndic, présenté à l'assemblée générale. Il calcule les charges et les produits, avec un bilan, un compte de résultat et un livre de caisse, en fonction de la taille de la copropriété.
K
Tracé
Il s'agit d'un terrain défini ou d'une unité d'un bâtiment appartenant à un individu au sein de la copropriété. Il peut s'agir d'un appartement ou d'un espace commercial tel qu'un garage.
CBE / Carrefour des entreprises
Le registre belge dans lequel toutes les entreprises sont répertoriées avec leurs données de base. Chaque copropriété enregistrée en tant que VME possède un numéro CBE unique. Chaque syndic doit également être enregistré auprès de la CBE.
Décharge
Approbation formelle par les copropriétaires des comptes annuels, de la gestion du syndic ou de l'auditeur des comptes lors de l'assemblée générale. Le quitus les décharge de toute responsabilité pour cet exercice. Par la suite, un nouveau syndic ou commissaire peut être nommé, ou la même personne peut être réélue.
L
Charge
Personne autorisée par une autre personne (le mandant) à accomplir certains actes en son nom. Dans une EMV, il s'agit généralement d'une personne qui vote à l'assemblée générale avec une procuration au nom de quelqu'un d'autre.
M
Copropriété (forcée, volontaire ou accidentelle)
Lorsque plusieurs personnes sont propriétaires d'un même bien, on parle de copropriété. Cette situation peut se présenter de différentes manières et a des conséquences juridiques différentes. Copropriété peut être forcée, volontaire ou accidentelle, chacune ayant ses propres caractéristiques et conditions.
- Copropriété forcée
Ce formulaire est prévu par la loi. Lorsque vous achetez un appartement dans un immeuble collectif, vous devenez automatiquement copropriétaire des parties communes telles que le hall d'entrée, la cage d'escalier, l'ascenseur et le jardin. Dans cette situation, vous n'avez pas le choix de la copropriété en tant que propriétaire. De plus, vous devenez membre de l'association obligatoire des copropriétaires (VME) qui gère l'immeuble.
- Copropriété volontaire
Cette forme résulte d'un accord entre deux ou plusieurs personnes qui décident ensemble d'acheter un bien immobilier et deviennent ainsi copropriétaires. Elle repose sur un choix délibéré, où les propriétaires peuvent se mettre d'accord sur la répartition des coûts et des droits. Il n'y a souvent pas de VME obligatoire, mais on peut choisir d'en créer une.
- Copropriété accidentelle
Cette forme de copropriété résulte généralement d'un héritage ou d'une donation, lorsque plusieurs héritiers ou bénéficiaires deviennent copropriétaires d'un bien particulier. Cette forme de copropriété n'est pas planifiée, mais résulte d'un événement. Les propriétaires peuvent demander à mettre fin à la copropriété et à vendre le bien. Il n'y a pas de VME obligatoire, mais on peut choisir d'en mettre un en place.
Système de comptabilité générale minimum (MAR)
Un plan comptable normalisé pour les EMV qui garantit des données financières uniformes et vérifiables. Il facilite le suivi et la comparaison des dépenses et des revenus.
MJOP / Plan de maintenance à long terme
Un plan dans lequel on planifie et budgétise l'entretien et le renouvellement des parties communes d'un bâtiment pour les années à venir. Cela permet de gérer efficacement les coûts d'entretien.
N
Utilitaires
Services tels que l'eau, le gaz, l'électricité et le chauffage fournis à l'immeuble. La VME répartit généralement le coût de ces services entre les copropriétaires.
O
Numéro d'entreprise
Le numéro d'identification unique attribué aux organisations telles que l'association des copropriétaires (VME) est accordé lors de l'inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (CBE). Ce numéro est utilisé à des fins officielles et administratives.
Droits de construction
Le droit d'avoir un bâtiment ou une structure sur, au-dessus ou en dessous de la parcelle de terre d'un autre. Ce droit est généralement temporaire et consigné dans un accord.
P
Passif (comptabilité)
Le passif et les dettes de la copropriété, tels que les emprunts, les factures impayées et les charges à payer. Dans le compte de bilan, nous plaçons les passifs en regard des les actifs.
Documentation sur le patrimoine
Documents décrivant la structure de propriété et la répartition d'une copropriété. Il s'agit notamment de l'acte de base, du règlement de copropriété et d'autres documents juridiques.
Fonds de roulement permanent
Une contribution unique au fonds de roulement d'un copropriétaire lors de l'achat d'un lot, utilisée pour créer un tampon financier. Cela permet d'éviter les soldes négatifs des comptes courants après des dépenses importantes, en particulier au début de l'exercice.
Parties intimes
Les parties d'un bâtiment appartenant exclusivement à un copropriétaire individuel, comme un appartement ou un garage. Ces parties ne relèvent pas de la responsabilité commune.
Comptabilité et bilan
État financier indiquant les débits et les crédits des comptes du grand livre à la fin d'une période comptable. Cette balance permet de détecter les erreurs et de préparer les états financiers.
Syndic professionnel
Un gestionnaire professionnel de copropriété qui effectue des tâches administratives et techniques contre rémunération. Cette personne ou organisation est généralement désignée et mandatée par la VME.
Proptech
Technologie de la propriétéLes technologies et les solutions innovantes qui améliorent le secteur immobilier, telles que les bâtiments intelligents, les plateformes numériques pour la gestion et l'automatisation des processus.
Disposition
Montants pré-estimés payés par les copropriétaires pour couvrir les coûts communs futurs. Cela permet d'éviter les déficits financiers et de garantir un flux de trésorerie prévisible.
Q
Quorum
Le nombre minimum de membres présents ou représentés requis pour prendre des décisions légalement valables lors d'une assemblée générale. Lors de l'assemblée générale d'une EMV, il s'agit de plus de la moitié des copropriétaires (50% + 1) et au moins la moitié des parts dans les parties communes doivent être représentées par les personnes présentes.
Quotité
Le pourcentage de propriété qu'une parcelle individuelle représente au sein d'une copropriété. Cette quote-part détermine la répartition des charges communes, des droits de vote et des responsabilités dans la VME. Ces parts, inscrites dans l'acte de base, sont généralement exprimées en millièmes ou en dix-millièmes.
R
Conseil de copropriété
L'organe qui assiste et contrôle le syndic. Le conseil est composé uniquement de copropriétaires et est obligatoire à partir de 20 lots (occupés) dans une copropriété. Il assure le contrôle de la gestion et le respect des décisions de l'assemblée générale.
Règlement de copropriété
L'un des statuts de la VME. Ce règlement contient les règles concrètes de la vie quotidienne dans l'immeuble, telles que l'utilisation des parties communes et les droits et devoirs des copropriétaires. Le règlement détermine également les modalités de prise de décision au sein de la VME. L'autre statut est le acte de base.
- Règlement intérieur
Het reglement van interne orde is een verplicht document dat dient als aanvulling op het reglement van mede-eigendom. Het beschrijft de informele regels voor het dagelijks leven in het gebouw en de algemene vergadering. Het wordt vaak verward met het reglement van mede-eigendom, maar is aanvullend en dus ondergeschikt daaraan.
Géomètre
Professionnel qui gère les parties privatives pour le compte d'un propriétaire. Contrairement au syndic, qui s'occupe des parties communes, le régisseur gère les biens loués individuellement, y compris les locations, l'entretien, les questions techniques et l'administration financière. La présence d'un régisseur n'est jamais obligatoire.
Capital de réserve / Fonds de réserve
Un compte qui fonctionne comme un compte d'épargne pour des dépenses plus importantes et moins fréquentes, telles que l'entretien ou les remplacements majeurs. Il doit toujours contenir un montant minimum, en fonction du nombre de lots et des coûts estimés. Les copropriétaires versent des contributions mensuelles, trimestrielles ou annuelles sur ce compte.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également connu sous le nom de compte de profits et pertes. Il reflète l'ensemble des recettes et des dépenses de l'exercice écoulé. À la fin, il en résulte une perte ou un bénéfice.
S
Dossier de demande d'indemnisation
Documentation d'un sinistre détaillant la cause, l'étendue et le traitement. Ce dossier est utilisé pour les déclarations de sinistre et la coordination des réparations.
Statuts de la VME
Règles et règlements qui définissent l'organisation et la gestion de la VME depuis sa création. Les deux statuts types sont les suivants acte de base et le règles de copropriété.
T
Administrateur temporaire
Personne qui assume temporairement les fonctions du syndic, par exemple lors de la mise en place d'une nouvelle EMV, du départ du syndic permanent ou en cas de litiges. Cette personne remplace temporairement le syndic permanent et gère les parties communes, l'administration financière et les réunions jusqu'à ce qu'un syndic permanent soit nommé.
V
Clé de répartition
Méthode comptable par laquelle la VME répartit les charges communes entre les copropriétaires. La clé de répartition, fixée dans l'acte de base, est basée sur les quotes-parts de chaque part privative. L'acte de base peut également invoquer plusieurs clés de répartition, par exemple une clé de répartition spécifique pour les parcelles utilisant l'ascenseur.
Association de copropriété / VME
Entité juridique composée de tous les copropriétaires d'un immeuble. La VME est responsable de la gestion, de l'entretien et de la prise de décision concernant les parties communes. En Flandre, la VME est obligatoire à partir du moment où il y a plus d'un propriétaire.
Procuration
Pouvoir accordé par un copropriétaire à une autre personne pour agir en son nom lors des assemblées. Il est généralement utilisé parce que le mandataire lui-même ne peut pas assister à l'assemblée.
Syndicateur volontaire / Syndicataire propriétaire
Un copropriétaire qui assume les fonctions de syndic sans formation professionnelle ni rémunération.
W
Fonds de roulement
Un compte qui fonctionne comme un compte courant et que la VME utilise pour les dépenses courantes telles que l'entretien et les charges. Les copropriétaires complètent le fonds de roulement par des avances mensuelles ou trimestrielles ou des les commissions. À la fin de l'exercice, l'excédent leur est remboursé ou il leur est demandé de combler le déficit.
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