Le syndic n'est pas le seul à jouer un rôle important dans l'ACP; il doit également y avoir un commissaire aux comptes. Cette personne assure un contrôle indépendant des documents financiers et contribue à maintenir la confiance entre les copropriétaires. Dans cet article, nous abordons tout ce qu'il faut savoir sur le commissaire aux comptes.
Qu'est-ce qu'un commissaire aux comptes ?
Chaque année, l'ACP nomme ou renomme un commissaire aux comptes lors de l'assemblée générale. Ce commissaire est chargé de vérifier les rapports financiers et les comptes du syndic.
Ce rôle peut être rempli par un copropriétaire ou un professionnel extérieur, mais jamais par le syndic lui-même. Le commissaire veille à ce que la santé financière de l'ACP soit maintenue.
L'importance du commissaire
Le commissaire aux comptes joue un rôle essentiel au sein de l'ACP. Il veille à la bonne gestion des questions d'argent, ce qui est très important pour éviter les erreurs et maintenir la confiance au sein de la copropriété.
Important ! Le commissaire aux comptes est une fonction de conseil. En tant que commissaire, vous n'effectuerez pas vous-même de calculs ou de paiements pour l'ACP. Vous vérifiez et signalez uniquement si le syndic exécute correctement ces tâches.
Responsabilités
Les principales fonctions du commissaire aux comptes sont les suivantes :
- Audit des documents financiers : Le commissaire examine les documents et rapports financiers du syndic au moins une fois par an. Pour ce faire, il examine le journal, le grand livre et les décomptes.
- Contrôles aléatoires : Le commissaire peut effectuer des contrôles aléatoires sur les factures, les transactions bancaires et d'autres documents comptables pour s'assurer que tout est correct.
- Décisions indépendantes : En cas de manquements graves, le commissaire peut demander au syndic de convoquer une assemblée générale pour discuter de la situation.
- Maintenir les communications : Tout au long de l'exercice, les copropriétaires et les membres de la conseil de copropriété peuvent informer le commissaire des points préoccupants, qui sont alors inclus dans l'audit.
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Rapport : Lors de l'assemblée générale, le commissaire présente un rapport oral et écrit de ses conclusions. Ce rapport donne un aperçu de la santé financière de l'ACP et met en évidence les éventuelles irrégularités.
La présentation et la longueur de ce document dépendent de la taille du bâtiment. Toutefois, il doit toujours contenir une liste claire des contrôles effectués et des observations éventuelles.
Lors de l'assemblée générale annuelle, le commissaire aux comptes est déchargé de ses responsabilités pour l'exercice écoulé. C'est ce que nous appelons la décharge. Lors de la même réunion, l'ACP décidera si le commissaire actuel continuera à exercer ses fonctions pour une année supplémentaire ou s'il nommera un nouveau commissaire.
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Exigences pour le commissaire aux comptes
Bien que le poste de comptable ne soit pas soumis à des exigences formelles, des connaissances de base en matière de comptabilité sont utiles. Si vous ne les possédez pas, une plateforme en ligne dotée d'un l'outil de comptabilité, comme OpenACP, peut certainement aider. En outre, il est important que le commissaire puisse consacrer suffisamment de temps à l'accomplissement de ses tâches.
Le commissaire recevra-t-il une compensation ?
Lors de l'assemblée générale, l'ACP fixe la rémunération du commissaire aux comptes. Un copropriétaire qui remplit volontairement cette fonction peut opter pour des honoraires symboliques ou même renoncer au paiement. Si vous faites appel à un expert externe, les honoraires seront probablement plus élevés, en fonction de la complexité des tâches.
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