Changer de syndicateur : comment le faire correctement ?

La loi impose à chaque ACP d'avoir un syndic. Mais que faire si vous constatez que votre syndic ne répond pas aux besoins de votre immeuble ? Ou, plus ennuyeux encore, que certaines tâches sont mal exécutées, voire pas du tout ? La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez changer de syndic à tout moment, même s'il y a des règles à respecter.

Raisons de résiliation du contrat

Un syndic travaille toujours avec un mandat, mais en principe, vous pouvez toujours mettre fin au contrat plus tôt. Si vous ne voulez pas attendre l'expiration du délai, il vous faut une raison claire avec les documents à l'appui. Dans le cas contraire, vous devrez payer une compensation au syndic.

Un facteur important est le contrat lui-même. En effet, tous les contrats ne sont pas identiques. Lisez donc attentivement ce document et gardez à l'esprit les accords spécifiques qui y sont décrits.

Exemples de raisons de vouloir changer de syndic :

• Manque de communication : Le syndic n'informe pas les copropriétaires sur (toutes) les questions importantes et ne reste pas en contact avec eux.
• Perte de confiance : Les intérêts d'ACP ne sont pas défendus dans un contexte juridique.
• Travaux non-exécutés : Les questions convenues lors de l'assemblée générale ne sont pas réalisées.
• Mauvaise gestion financière : Les paiements aux fournisseurs restent en suspens ou le fiduciaire commet des erreurs grossières (d'estimation).
• Pas de conformité : Le syndic n'applique pas le règlement de copropriété.
• Pas d'organisation de l'AG ou notes manquant : Le syndic n'organise pas l'assemblée générale et n'en rédige pas le compte-rendu.

Selon que vous pouvez ou non prouver une mauvaise administration, plusieurs options s'offrent à vous, que nous examinons dans la section suivante.

---

Les moyens de formaliser le licenciement

En fonction de la situation, vous avez trois possibilités :

1. Vous n'avez pas de raison urgente ? Alors attendez la prochaine assemblée générale annuelle.
   Le moment le plus opportun est l'assemblée générale annuelle au cours de laquelle le mandat du syndic arrive à échéance. En effet, au cours de cette assemblée générale annuelle, un vote est automatiquement organisé pour déterminer si l'ACP souhaite ou non reconduire le mandat du syndic. Si le syndic actuel n'est pas reconduit dans ses fonctions, vous devez lui notifier sa démission par écrit, comme l'exige la loi. Vérifiez également les dispositions du contrat relatives au délai de préavis.
2. En cas de mauvaise gestion avérée, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée.
   S'il existe des preuves d'une mauvaise gestion à long terme de la part du syndic, vous pouvez convoquer une assemblée générale extraordinaire dont le seul point à l'ordre du jour est la démission du syndic. Pour ce faire, vous avez besoin du soutien de quelques copropriétaires qui représentent ensemble au moins 20 % des parts de l'ACP. Une fois le soutien suffisant, vous informez le syndic par courrier et demandez l'organisation de l'assemblée. Comme pour l'AG annuelle, la majorité absolue (50 % + 1) est nécessaire pour révoquer effectivement le syndic. Avec cette option, il doit y avoir une raison valable pour la révocation, sinon vous risquez de devoir payer une compensation.
3. Dans les cas extrêmes, contactez le juge de paix.
   En dernier recours, et dans des cas exceptionnels, vous pouvez demander au juge de paix de dissoudre le contrat de syndic. Cela ne nécessite pas d'assemblée générale, mais vous devrez faire une opposition officielle et pouvoir prouver une faute grave. Si le juge de paix accepte la démission, il désignera un syndic provisoire pour l'ACP.

Vous trouverez plus d'informations sur la manière de résilier le contrat sur cette page.

---

Transfert des données au nouveau syndic

Une ACP ne doit jamais être dépourvue de syndic. Vous devez donc nommer un nouveau syndic au cours de la même AG. (Si la révocation se fait par l'intermédiaire du juge de paix, celui-ci désignera automatiquement un syndic provisoire). Il est donc important de trouver un nouveau syndic avant l'assemblée. Indiquez dans le compte-rendu de l'assemblée le nom, les coordonnées et la date d'entrée du nouveau syndic.

Le nouveau syndic doit alors contacter son prédécesseur pour le transfert des informations de gestion. L'ancien syndic dispose d'un mois pour transférer toutes les données nécessaires et de deux mois pour transférer les fonds de l'ACP sur le compte ouvert par le nouveau syndic.

Lors du transfert, il est important que le nouveau syndic :

1. Ouvre un compte bancaire au nom de l'ACP et s'inscrit comme mandataire.
2. Recoit de l'ancien syndic toutes les informations utiles, y compris la liste de tous les copropriétaires, les plans de construction, les dossiers en cours et les relevés bancaires.
3. Lis les statuts attentivement et s'assure que l'ACP s'y conforme.
4. rédige les comptes-rendus des réunions, conclut des contrats avec les fournisseurs et en assure le suivi.
5. inscrit le nouveau mandat dans la Banque-Carrefour des Entreprises.

Les documents essentiels qui doivent impérativement être transférés sont les suivants :

• Le dernier rapport de l'assemblée générale
• Le décompte le plus récent
• Factures de l'exercice précédent
• La liste des fournisseurs

Votre ACP choisit de changer de syndic et de nommer l'un des copropriétaires comme syndic-propriétaires ? OpenACP est prêt pour vous aider à chaque étape. Nous disposons d'une plateforme pour vous aider dans tous les domaines - de la comptabilité à la planification et à l'organisation d'assemblées générales !