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Tout immeuble comptant plus d'un propriétaire d'appartement doit légalement être doté d'une Association de copropriétaires (VME). Dans cet article, nous examinons les étapes à suivre pour configurer le système VME de votre bâtiment.
VME Signification
VME signifie Association des copropriétaires. Il s'agit d'une entité juridique créée automatiquement lorsqu'un immeuble ou un groupe d'immeubles a plusieurs propriétaires. La VME réunit tous les les copropriétaires individuelsIl gère les parties communes et protège les intérêts de tous les propriétaires.
Étape 1 : L'établissement
En Flandre, une association de copropriétaires (VME) est automatiquement créée dès qu'un immeuble a plus d'un propriétaire. En tant que copropriétaire, la mise en place de la VME est donc l'étape la plus facile, car vous n'avez rien à faire ! Seul le promoteur immobilier doit travailler avec le notaire pour rédiger l'acte de base et le règlement de copropriété, que l'on appelle parfois ensemble le "règlement de copropriété". statuts mentionné, créer et s'enregistrer auprès de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ESA). AAPD.
Les statuts
Lors de la livraison de l'immeuble, deux documents importants sont déjà en ordre : l'acte de base et le règlement de copropriété. Ensemble, ces documents constituent l'acte de base et le règlement de copropriété. statuts de l'EMV. En tant que syndic ou copropriétaire, il est important de savoir ce qu'il contient.
1 : L'acte de base
L'acte de base est le fondement juridique du fonctionnement de la VME. Ce document décrit la répartition de l'immeuble : les appartements, les parties communes telles que les escaliers et les ascenseurs, et la manière dont la VME répartit les coûts et les charges.
2: Les règles de la copropriété
Ce règlement fixe les règles de la vie quotidienne au sein de la copropriété. Il fixe notamment l'utilisation des parties communes, les droits et devoirs des résidents et les modalités de prise de décision.
Étape 2 : L'administrateur et la première assemblée générale
La première assemblée générale
Le premier assemblée générale est un moment crucial dans la vie d'une VME. Lors de cette réunion, les principes de base de la gestion et de la cohabitation dans le bâtiment sont posés. Ces questions doivent être discutées :
- Approbation du règlement intérieurCe projet est préparé par le VME ou le syndic et discuté et approuvé ou amendé lors de la première réunion. Il doit être conforme à l'acte de base de l'immeuble. Attention : ne pas confondre ce document avec le règlement de copropriété !
- Démarrage et gestion des ressources financières de l'EMVVoir l'étape 3.
- Établissement de la Conseil de copropriétéCet organisme n'est obligatoire que pour plus de 20 parcelles (à l'exclusion des sous-sols, des garages et des places de parking).
- Nomination d'un administrateur: Si un syndic provisoire a été désigné dès l'achèvement des travaux, son mandat prend fin au début de la première assemblée générale. Lors de cette assemblée, les copropriétaires éliront un (nouveau) syndic qui gérera la VME pour la durée du mandat à venir.
Les points de l'ordre du jour examinés ci-dessus sont spécifiques à la première assemblée générale. Toutefois, lors de cette réunion, vous devriez déjà prendre en considération les règles et les points de l'ordre du jour de l'assemblée générale type...Vous pouvez le trouver ici.
Enregistrement du syndic (propriétaire)
Comme nous l'avons vu plus haut, la VME élit un nouveau syndic lors de la première assemblée générale. Il est important de comparer les différences entre un syndic professionnel et un syndic propriétaire, et de décider lequel des deux convient le mieux à l'EMV. Cet article peut vous aider à cet égard.
ImportantDepuis 2017, les EMV doivent enregistrer leur fiduciaire auprès de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (OMI). Banque Carrefour des Entreprises (BCE) pour plus de transparence. N'oubliez pas de le faire à temps, au plus tard le jour ouvrable précédant l'entrée en fonction du syndic. Si le syndic est nommé moins de huit jours ouvrables avant le début de son activité, l'enregistrement doit être effectué dans les huit jours ouvrables suivant la nomination.
Rechercher le numéro de la société VME
Après avoir enregistré votre VME et votre fiduciaire auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), votre association recevra une lettre d'information de la BCE. numéro unique d'entreprise. Ce numéro est essentiel pour diverses questions administratives et la communication avec les agences gouvernementales.
Vous pouvez facilement trouver le numéro d'entreprise de votre VME en utilisant la fonction de recherche publique du CBE :
- Tout d'abord, rendez-vous sur le site officiel Page de recherche du KBO.
- Saisissez le nom de votre VME ou l'adresse du bâtiment.
- Cliquez sur 'Recherchepour trouver les coordonnées de votre VME, y compris le numéro de l'entreprise.
Étape 3 : Mise en place de la gestion financière
Une gestion financière saine est essentielle au fonctionnement de la VME. C'est pourquoi le syndic ouvre un compte bancaire au nom de la VME pour gérer les fonds communs. C'est sur ce compte que sont versées les cotisations des copropriétaires, afin de couvrir les dépenses futures de la VME.
Capital et réserve
Le compte de votre VME se compose de deux obligatoire fonds :
-
Fonds de roulementCe compte est similaire à un compte courant et est destiné aux dépenses quotidiennes telles que l'entretien et les services publics.
- Le fonds de roulement est complété par des avances mensuelles ou trimestrielles (selon les statuts) des copropriétaires. Le budget annuel rembourse l'excédent ou comble le déficit.
-
Capital de réserveCe compte est similaire à un compte d'épargne et est destiné à des dépenses plus importantes et moins fréquentes, telles que des travaux d'entretien ou des remplacements majeurs (par exemple, un nouveau toit ou un nouvel ascenseur). Le fonds de réserve doit être doté d'un montant minimum, qui dépend du nombre d'appartements et des coûts estimés.
- Les contributions au fonds de réserve sont versées mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Sur une base annuelle, elles ne doivent pas représenter ensemble moins de 5% des dépenses totales de l'exercice financier précédent.
Budget et comptabilité
Préparer un budget pour l'année à venir qui couvre toutes les recettes et dépenses prévues. Un budget transparent comptabilité est nécessaire pour que la situation financière de la VME reste claire et compréhensible pour tous les résidents.
Conseil: Pour un immeuble d'au moins 15 appartements, afin de rendre l'immeuble techniquement plus solide et plus efficace sur le plan énergétique, il est possible de mettre en place un système de gestion de l'énergie. plan directeur de rénovation s'adresser à l'Agence flamande de l'énergie et du climat. Plus d'informations ici.
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Étape 4 : Assurance, documentation et communication
Assurance
La seule assurance obligatoire est la assurance responsabilité civile du syndicDans le cas d'un syndic propriétaire, c'est la VME qui la paie. En outre, selon les statuts de l'association, vous devez généralement payer une redevance obligatoire. politique des blocs (une police d'assurance incendie pour le bâtiment). Même si cette police n'est pas obligatoire, il est fortement recommandé d'envisager d'en souscrire une.
Documentation
En tant que syndic, veillez à ce que tous les documents importants soient correctement conservés. Pensez à l'acte de base, au règlement de copropriété et au procès-verbal de l'assemblée générale. Ces documents sont importants et doivent donc être accessibles à tous les copropriétaires.
Communications
Bon communication entre le syndic et les copropriétaires est essentielle. Tenez donc tous les résidents informés des questions importantes telles que les mises à jour financières, les travaux et autres informations pertinentes. Cela permet d'éviter les malentendus et d'assurer le bon fonctionnement de l'immeuble.
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Les copropriétaires économisent déjà sur les honoraires du syndic
Tout est sur la bonne voie ?
La création d'une EMV peut sembler compliquée, mais les étapes suivantes vous mettront sur la bonne voie. Veillez donc à préparer correctement les documents nécessaires, à mettre en place une gestion financière claire et à bien communiquer avec toutes les parties prenantes.
En outre, il offre OpenACPvous offre une solution complète pour une gestion efficace et sans tracas. Grâce à notre puissante outil de comptabilitéLa communication interne transparente et l'exhaustivité de l'information soutien dans l'organisation et le déroulement de votre assemblée générale, vous êtes assuré d'un démarrage et d'un déroulement sans heurt.
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