De quoi devriez-vous discuter lors de l'assemblée générale de votre VME ?

Chaque association de copropriétaires (VME) doit tenir une assemblée générale annuelle. La législation relative à cette assemblée est assez vaste et complexe. C'est pourquoi, dans cet article, nous énumérons de manière pratique ce que vous devez discuter et nous vous donnons quelques conseils supplémentaires.

Important : cet article se concentre uniquement sur l'assemblée générale annuelle. Il existe également une spécial assemblée générale. Elle est invoquée pour des décisions urgentes ou à la demande d'un ou de plusieurs copropriétaires détenant ensemble plus de 20% des actions. Lors d'une assemblée extraordinaire, vous ne traitez que les points de l'ordre du jour en rapport avec le motif spécifique de l'assemblée.

Points obligatoires de l'ordre du jour de l'assemblée générale

En tant que syndic, il vous incombe de préparer l'assemblée générale annuelle de l'association des copropriétaires. Voici une vue d'ensemble de l'assemblée générale annuelle. points obligatoires de l'ordre du jour dont vous devez discuter en toute légalité :

1. Le président et le secrétaire: Un président et un secrétaire sont désignés au début de la réunion. Le président dirige la réunion, tandis que le secrétaire rédige et signe le procès-verbal. Le syndic ne peut pas être président mais peut être secrétaire.
2. Le rapport annuel du syndicVous préparez un rapport annuel sur la gestion des parties communes de l'immeuble. Ce rapport donne un aperçu des travaux effectués et de l'état de l'immeuble.
3. Approbation des états financiers : Vous préparez des états financiers qui résument les recettes et les dépenses de l'année écoulée. Ils comprennent ensuite un rapport financier et un rapport d'audit établi par le vérificateur des comptes. Lors de l'assemblée, ces comptes annuels sont approuvés par un vote des copropriétaires (voir point vote à informations complémentaires importantes).
4. Décharge du syndic : Dans la décharge, les copropriétaires confirment que vous avez correctement rempli vos fonctions de syndic et que vous n'avez plus aucune responsabilité dans les activités de l'exercice écoulé.
5. Adoption du budget : Le budget pour l'exercice à venir est discuté et approuvé. Ce budget présente les recettes et les dépenses prévues et constitue ainsi la base financière de l'exercice.
6. La nomination ou le renouvellement du vérificateur des comptes : Les vérificateur des comptes vérifie les rapports financiers et assure ainsi un contrôle indépendant. Chaque année, cette personne doit être nommée ou reconduite dans ses fonctions.
7. La nomination ou le renouvellement du mandat du syndic : Chaque année, l'administrateur doit être nommé ou reconduit dans ses fonctions afin que la répartition des tâches et des responsabilités soit claire pour l'année à venir.

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Points recommandés à l'ordre du jour de l'assemblée générale

Outre les points obligatoires, il existe d'autres points de l'ordre du jour que vous pouvez envisager de discuter ou qui ne sont obligatoires que s'ils sont applicables :

1. Propositions de rénovation ou d'entretien : La réunion est l'occasion de présenter des propositions de rénovation ou de travaux d'entretien. Veillez à vous préparer à discuter des avantages et des coûts de ces propositions. Cela permettra à vos copropriétaires de prendre des décisions en connaissance de cause.
2. Modification des règles ou des statuts : Discuter de toute modification nécessaire des règles ou des statuts lors de la réunion. Cela peut contribuer à améliorer le fonctionnement de l'association et à l'adapter aux besoins actuels.
3. Assurances et contrats : N'oubliez pas de passer en revue les polices d'assurance et les contrats existants. C'est le moment de proposer des modifications ou des renouvellements. Vous vous assurerez ainsi que l'association est bien protégée et que les contrats sont à jour.
4. Annonces générales et questions : Utilisez ce temps pour faire des annonces générales et discuter de questions ou de préoccupations qui pourraient ne pas être couvertes par d'autres points de l'ordre du jour. Cela permet d'assurer la transparence et de traiter les problèmes en temps utile.
5. Discussions sur les règlements et les règles internes : Prenez le temps de passer en revue les règlements et les règles de la maison, en particulier lorsque des ajustements ou des clarifications sont nécessaires. Cela permet de s'assurer que tous les copropriétaires sont au courant des règles applicables.

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Mesures supplémentaires obligatoires

Outre les points de l'ordre du jour, il existe des règles juridiques spécifiques que vous devez respecter lors de la planification et de la conduite de la réunion. Vous trouverez ci-dessous les mesures supplémentaires que vous devez prendre pour vous conformer aux exigences légales.

• Invitations à la réunion : Les convocations doivent être envoyées à tous les copropriétaires au moins 15 jours avant l'assemblée. Cette convocation doit comporter l'ordre du jour, les règles de consultation des documents, le lieu, la date et l'heure de l'assemblée.

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• Quorum de présence : Pour que l'assemblée soit valable, il faut qu'un nombre suffisant de copropriétaires soient présents ou représentés. Lors d'une assemblée ordinaire, au moins la moitié des parts doivent être représentées. Certaines décisions importantes, telles que les modifications de règles ou les dépenses majeures, requièrent un quorum plus élevé.

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• Le procès-verbal (le compte rendu) : À l'issue de la réunion, rédigez un procès-verbal consignant toutes les décisions prises. Veillez à ce que ce procès-verbal soit signé par le président, le secrétaire et les copropriétaires présents. Envoyez ensuite le procès-verbal signé à toutes les parties concernées dans un délai de 30 jours.

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• Ce qui se passe après la réunion? N'oubliez pas d'afficher un extrait de la désignation du syndic dans un endroit visible de l'immeuble dans les huit jours suivant la désignation. Après l'assemblée générale, en tant que syndic, vous êtes responsable de la mise en œuvre et du suivi de toutes les décisions prises.

La planification de votre assemblée générale plus facile que jamais

Maintenant que vous avez une bonne vue d'ensemble des points obligatoires et recommandés de l'ordre du jour de la réunion, le prochain défi consiste bien sûr à les planifier et à les exécuter efficacement.

Avec OpenACP vous disposez d'outils puissants pour vous aider à chaque étape avant, pendant et après l'assemblée générale :

• Une planification simple : OpenVME facilite la création et l'envoi de l'ordre du jour. Créez l'ordre du jour en quelques clics, joignez les documents et procurations nécessaires et envoyez les invitations. Grâce à nos modèles, vous créez l'ordre du jour et les invitations plus facilement que jamais. Vous n'oublierez ainsi aucune étape importante et tout se déroulera conformément aux exigences légales.

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• Flexibilité : Choisissez d'organiser la réunion physiquement, entièrement en ligne ou de manière hybride. La plateforme vous donne la possibilité d'adapter le format de la réunion aux besoins de votre association.

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• Traitement automatique : Après la réunion, le système calcule automatiquement les résultats du vote et les affiche immédiatement. Les copropriétaires signent électroniquement, ce qui garantit la validité juridique et vous donne une clarté instantanée sur les décisions prises. En savoir plus sur la manière dont OpenVME vous aide à organiser l'assemblée générale peut être consultée ici.

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• Soutien d'un expert : Grâce à la plateforme OpenVME, vous êtes en contact direct avec des professionnels externes qui vous aideront à répondre à toutes vos questions sur la copropriété. En savoir plus sur le centre d'expertise peut être consultée ici.

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