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Tout immeuble comptant plus d'un propriétaire d'appartement doit légalement être doté d'une l'association des copropriétaires (ACP). Dans cet article, nous examinons les étapes à suivre pour créer l'ACP de votre immeuble.
ACP Signification
ACP signifie Association des copropriétaires. Het is een rechtspersoon die automatisch ontstaat wanneer een gebouw of groep gebouwen meerdere eigenaars heeft. De VME verenigt alle individuele mede-eigenaars, beheert de gemeenschappelijke delen en beschermt de belangen van alle eigenaars.
Étape 1 : L'établissement
En Belgique , une ACP est automatiquement créée dès qu'un immeuble a plus d'un propriétaire. En tant que copropriétaire, la mise en place de l'ACP est donc l'étape la plus facile, car elle vous décharge de beaucoup de choses !
Les statuts
Lors de la livraison du bâtiment, deux documents importants sont déjà prêts : l'acte de base et le règlement de copropriété. Ces documents constituent ensemble les statuts de l'ACP. En tant que syndic ou copropriétaire, il est important de connaître leur contenu.
1 : L'acte de base
L'acte de base est le fondement juridique du fonctionnement de la VME. Ce document décrit la répartition de l'immeuble : les appartements, les parties communes telles que les escaliers et les ascenseurs, et la manière dont la VME répartit les coûts et les charges.
2: Le règlement de copropriété
Ce règlement fixe les règles de la vie quotidienne au sein de la copropriété. Il fixe notamment l'utilisation des parties communes, les droits et devoirs des résidents et les modalités de prise de décision.
Étape 2 : Le syndic et la première assemblée générale
La première assemblée générale
La première assemblée générale est un moment crucial pour l'ACP. Lors de cette réunion, les principes de base de la gestion et de la cohabitation dans le bâtiment sont posés. Ces questions doivent être discutées :
- Approbation du règlement d'ordre intérieur : ce document est rédigé par l'ACP ou le syndic, puis discuté et approuvé ou modifié lors de la première assemblée. Il doit être conforme à l'acte constitutif de l'immeuble. Attention : ne confondez pas ce document avec le règlement de copropriété !
- Lancement et gestion des ressources financières : voir étape 3.
- Création du conseil de copropriété: cet organe n'est obligatoire que si le bâtiment compte plus de 20 lots (hors caves, garages et places de parking).
- Nomination d'un syndic : si un syndic temporaire a été nommé lors de la réception, son mandat prend fin au début de la première AG. Au cours de cette assemblée, les copropriétaires élisent un (nouveau) syndic qui se chargera de la gestion de la copropriété pour la période à venir.
Les points à l'ordre du jour mentionnés ci-dessus sont spécifiques à la première AG. Lors de cette assemblée, vous devez toutefois également tenir compte des règles et des points à l'ordre du jour de l'assemblée générale standard, que vous trouverez ici..
Enregistrement du syndic
Comme indiqué ci-dessus, l'ACP élit un nouveau syndic lors de la première assemblée générale. Il est important de comparer les différences entre un syndic professionnel et un syndic-propriétaire, et de décider lequel des deux convient le mieux à l'association des copropriétaires. Cet article peut vous y aider.
Important :depuis 2017, les ACP doivent enregistrer leur syndic auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) pour plus de transparence. N'oubliez pas de le faire à temps, au plus tard le jour ouvrable précédant le début du mandat du syndic. Si le syndic est nommé moins de huit jours ouvrables avant le début de son mandat, l'enregistrement doit avoir lieu dans les huit jours ouvrables suivant la nomination.
Rechercher le numéro d'entreprise de l'ACP
Après l'enregistrement de votre copropriété et de votre syndic auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), votre association recevra un numéro d'entreprise unique, également appelé numéro BCE. Ce numéro est essentiel pour diverses démarches administratives et communications avec les autorités publiques.
Vous pouvez facilement trouver le numéro d'entreprise de votre ACP en utilisant la fonction de recherche publique du BCE :
- Tout d'abord, rendez-vous sur la page de recherche de la BCE..
- Saisissez le nom de l'ACP ou l'adresse du bâtiment.
- Cliquez sur « Rechercher » pour trouver les données de votre ACP, y compris le numéro d'entreprise.
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Étape 3 : Mise en place de la gestion financière
Une gestion financière saine est essentielle au fonctionnement de l'ACP. C'est pourquoi le syndic ouvre un compte bancaire au nom de l'ACP pour gérer les fonds communs. C'est sur ce compte que sont versées les cotisations des copropriétaires, afin de couvrir les dépenses futures de l'ACP.
Capital et réserve
Le compte de votre ACP se compose de deux fonds obligatoires :
-
Fonds de roulement : ce compte est comparable à un compte courant et est destiné aux dépenses quotidiennes telles que l'entretien et les services publics.
- Le fonds de roulement est alimenté par des acomptes mensuels ou trimestriels (selon les statuts) versés par les copropriétaires. Le budget annuel rembourse l'excédent ou comble le déficit.
-
Fonds de réserve : ce compte est comparable à un compte d'épargne et est destiné aux dépenses plus importantes et moins fréquentes telles que les gros travaux d'entretien ou les remplacements (par exemple, un nouveau toit ou un ascenseur). Le fonds de réserve doit contenir un montant minimum, qui dépend du nombre d'appartements et des coûts estimés.
- Les contributions au fonds de réserve sont versées mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Sur une base annuelle, elles ne peuvent être inférieures à 5 % du total des dépenses de l'exercice précédent.
Budget et comptabilité
Préparez un budget pour l'année à venir qui couvre toutes les recettes et dépenses prévues. Une comptabilité transparente est nécessaire pour que la situation financière de l'ACP reste claire et compréhensible pour tous les résidents.
Étape 4 : Assurance, documentation et communication
Assurance
La seule assurance obligatoire est l'assurance responsabilité civile du syndic.Si le syndic est propriétaire, c'est l'association des copropriétaires qui la paie. En outre, selon les statuts, vous devez généralement souscrire une police globale (une police d'assurance incendie pour le bâtiment). Même si cette police n'est pas obligatoire, il est fortement recommandé d'envisager d'en souscrire une.
Documentation
En tant que syndic, veillez à ce que tous les documents importants soient correctement conservés. Pensez à l'acte de base, au règlement de copropriété et au procès-verbal de l'assemblée générale. Ces documents sont importants et doivent donc être accessibles à tous les copropriétaires.
Communications
Une bonne communication entre le syndic et les copropriétaires est essentielle. Tenez donc tous les résidents informés des questions importantes telles que les mises à jour financières, les travaux et autres informations pertinentes. Cela permet d'éviter les malentendus et d'assurer le bon fonctionnement de l'immeuble.
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