Contents of this blog
Every building in Belgium with more than one flat owner is legally required to have a co-owners' association (also called VME in Dutch or ACP in French). On this page, we look at the steps you take to set up a VME for your building.
VME definition
VME literally means vereniging van mede-eigenaars, which is Dutch for "co-owners' association". In the context of Belgium, a VME is a legal entity that is automatically created when a building or group of buildings has multiple owners. The VME unites all individual co-owners, manages the common areas and protects the interests of all owners.
Step 1: Establishment
In Flanders, an co-owners' association is automatically established as soon as a building has more than one owner. As a co-owner, the actual “establishment” of the co-owners' association or VME is therefore the easiest step, as it takes a lot of work off your hands!
The articles of association
When the building is completed, two important documents should already be in place: the basic deed and the co-ownership regulations. Together, these documents form the articles of association of the VME. As a syndic or co-owner, it is important to know what is described in them.
1: The basic deed
The basic deed is the legal foundation for the operation of the VME. This document describes how the building is divided: the units, the common areas, etc., and how the VME divides costs and charges.
2: 2: The co-ownership regulations
These regulations contain the rules and regulations for daily life within the VME. They lay down matters such as the use of common areas, but also the rights and obligations of the residents and how decisions are made.
Step 2: the syndic and the first general assembly
The first general assembly
The first general assembly is a crucial moment for your VME. During this meeting, the basic principles of management and cohabitation in the building are established. You must discuss the following matters:
- Approval of the internal rules of procedure: Dit ontwerp wordt door de VME of de syndicus opgesteld en tijdens de eerste vergadering besproken en goedgekeurd of gewijzigd. Het moet in overeenstemming zijn met de basisakte van het gebouw. Pas op: verwar dit document niet met het reglement van mede-eigendom!
- Opstarten en beheren van de financiële middelen van de VME: Zie stap 3.
- Oprichten van de raad van mede-eigendom: Dit orgaan is enkel verplicht bij meer dan 20 kavels (exclusief kelders, garages en parkeerplaatsen).
- Aanstellen van een syndicus: Als er bij de oplevering een tijdelijke syndicus werd aangesteld, eindigt diens mandaat bij de start van de eerste algemene vergadering. Tijdens deze vergadering kiezen de mede-eigenaars een (nieuwe) syndicus die het beheer van de VME voor de komende termijn op zich zal nemen.
Registering the syndic
Zoals hierboven besproken, verkiest de VME een nieuwe syndicus tijdens de eerste algemene vergadering. Hierbij is het belangrijk dat je de verschillen tussen een professionele en een eigneaar-syndicus vergelijkt, en beslist welke van de twee bij de VME past.
Belangrijk: Sinds 2017 moeten VME’s hun syndicus registreren bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) voor extra transparantie. Vergeet niet om dit op tijd te doen – uiterlijk de werkdag vóór de start van de syndicus. Als de syndicus minder dan acht werkdagen voor de start benoemd wordt, moet de inschrijving binnen acht werkdagen na de benoeming gebeuren.
VME-ondernemingsnummer opzoeken
Na de registratie van je VME en syndicus bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) krijgt je vereniging een uniek ondernemingsnummer, ook wel het KBO-nummer genoemd. Dit nummer is essentieel voor diverse administratieve zaken en communicatie met overheidsinstanties.
Je kunt het ondernemingsnummer van je VME eenvoudig opzoeken via de openbare zoekfunctie van de KBO:
- Ga allereerst naar de officiële KBO-zoekpagina.
- Vul de naam van je VME of het adres van het gebouw in.
- Klik op ‘Zoeken’ om de gegevens van je VME te vinden, inclusief het ondernemingsnummer.
Stap 3: Het opstarten van het financieel beheer
Een goed financieel beheer is essentieel voor het functioneren van de VME. Daarom opent de syndicus een bankrekening op naam van de VME om de gemeenschappelijke fondsen te beheren. Op deze rekening stort je de bijdragen van de mede-eigenaars, om toekomstige uitgaven van de VME te bekostigen.
Kapitaal en reserve
De rekening van je VME bestaat uit twee verplichte fondsen:
-
Werkkapitaal: Deze rekening is vergelijkbaar met een zichtrekening en is bedoeld voor dagelijkse uitgaven zoals onderhoud en nutsvoorzieningen.
- Het werkkapitaal wordt aangevuld met maandelijkse of driemaandelijkse (afhankelijk van de statuten) voorschotten van de mede-eigenaars. Bij de jaarlijkse begroting wordt het overschot terugbetaald of het tekort aangevuld.
-
Reservekapitaal: Deze rekening is vergelijkbaar met een spaarrekening en is voor grotere, minder frequente uitgaven zoals groot onderhoud of vervangingen (bijvoorbeeld een nieuw dak of lift). Er moet een minimumbedrag staan op het reservefonds, dat afhangt van het aantal appartementen en de geschatte kosten.
- De bijdragen aan het reservefonds gebeuren maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Op jaarbasis mogen ze samen niet minder dan 5% van de totale uitgaven van het vorige boekjaar bedragen.
Begroting en boekhouding
Stel een begroting op voor het komende jaar die alle verwachte inkomsten en uitgaven dekt. Een transparante boekhouding is noodzakelijk om de financiële situatie van de VME helder en begrijpelijk te houden voor alle bewoners.
Stap 4: Verzekering, documentatie en communicatie
Verzekering
De enige verplichte verzekering is de aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus, bij een eigenaar syndicus betaalt de VME deze. Daarnaast moet je, afhankelijk van de statuten, gewoonlijk ook een verplichte blokpolis (een brandverzekering voor het gebouw) afsluiten. Zelfs wanneer deze polis niet verplicht is, is het sterk aangeraden om te overwegen er een af te sluiten.
Documentatie
Zorg er als syndicus voor dat alle belangrijke documenten goed worden opgeslagen. Denk aan de basisakte, het reglement van mede-eigendom, en de notulen van de algemene vergadering. Deze documenten zijn belangrijk en moeten dus toegankelijk zijn voor alle mede-eigenaars.
Communication
Goede communicatie tussen de syndicus en de mede-eigenaars is essentieel. Houd alle bewoners dus op de hoogte van belangrijke zaken zoals financiële updates, werkzaamheden, en andere relevante informatie. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt voor een soepel verloop van de zaken.
Start with better management today
- Better ambiance in your building
- Lower costs
- No missed subsidies
- Everyone stays up-to-date